Integritetspolicy

1. Vem är ansvarig?

Refaris ("vi", "plattformen") tillhandahåller en digital tjänst för referenstagning. För de personuppgifter som rör kandidater och referenser är det företaget som använder Refaris (kunden) som är personuppgiftsansvarig. Refaris är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna endast enligt kundens instruktioner och vårt personuppgiftsbiträdesavtal (DPA).

För uppgifter om kundens egna användare (rekryterare och kontoägare) är Refaris personuppgiftsansvarig.

2. Vilka uppgifter behandlar vi?

Kandidater: namn, e-post, telefonnummer, roll och de referenser kandidaten nominerar.

Referenser: namn, e-post, telefonnummer, relation till kandidaten samt svar på referensfrågor (betyg och fritext).

LinkedIn-verifiering: om referenten själv väljer att verifiera sig via LinkedIn (OpenID Connect) tar Refaris emot referentens namn från LinkedIn samt tidpunkt för verifieringen. Inget lösenord och ingen åtkomst till kontot lämnas ut. Avstår referenten kan en angiven orsak sparas.

Kundens användare: namn, e-post, telefonnummer, profilbild, roll i organisationen samt tekniska uppgifter vid inloggning (t.ex. hashad IP-adress för inloggningsskydd).

3. Varför behandlar vi uppgifterna?

För att möjliggöra strukturerad referenstagning: skicka inbjudningar via e-post och SMS, samla in referenssvar och ta fram rapporter till kunden.

För att skydda tjänsten: tvåfaktorsinloggning, skydd mot missbruk och automatisk utloggning vid inaktivitet.

Vi använder aldrig kandidaters eller referensers uppgifter för marknadsföring, och vi säljer aldrig uppgifter vidare.

4. Var lagras uppgifterna?

All data lagras inom EU/EES. Överföring sker krypterat (TLS) och lagring sker krypterat. Åtkomst till produktionsdata är strikt begränsad.

Refaris plattformsadministratörer kan inte se kandidaters eller referensers personuppgifter – teknisk åtkomst till kunddata är spärrad och endast aggregerad statistik är möjlig.

5. Hur länge sparas uppgifterna?

Personliga referenslänkar upphör att gälla 21 dagar efter att inbjudan skickats. Därefter kan länken inte längre användas.

Kundens data sparas så länge kontot är aktivt. När ett konto avslutas raderas eller anonymiseras personuppgifter inom rimlig tid, om inte kunden begär annat eller lag kräver annat.

6. Dina rättigheter

Du har rätt att begära tillgång till, rättelse eller radering av dina personuppgifter, samt att invända mot eller begränsa behandlingen. Du har även rätt till dataportabilitet.

Eftersom kunden är personuppgiftsansvarig för kandidat- och referensuppgifter ska sådana begäranden i första hand riktas till det företag som tog din referens. Du kan alltid kontakta oss på privacy@refaris.com så hjälper vi dig vidare.

Du har rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att behandlingen strider mot GDPR.

7. Cookies

Refaris använder endast nödvändiga tekniska cookies och lokal lagring för inloggning, språkval och säkerhetsfunktioner. Vi använder inga spårnings- eller marknadsföringscookies.

8. Kontakt

Frågor om integritet och personuppgifter: privacy@refaris.com.